这并不奇怪，因为我们几乎从未真正教过人们如何更有效地使用普通的商务交流工具。人们在创建文档时最常见、也是最严重的问题是，他们没有考虑到他们的对话对象以及他们想要实现的目标。这可能表现在很多方面，但最常见的结果是，最终结果在技术上并没有错（语法和拼写可能是正确的，或者事实和数据可能是准确的），但在实现目标方面却完全无效。在这种情况下，我看到的最常见的失败案例是人们从自己的内心深处出发，要么是因为他们已经完全沉浸在某个项目中，要么是因为他们对自己的恐惧或担忧做出了反应。黑马分析公司的乔伊-切尔达丘克（Joey Cherdarchuk）的这篇经典文章已经流传了整整十年，我仍然每周都会给别人发送一次。Bullet points 是一种超级强大的方法，能让内容更容易被受众略读，还能发挥有用的强制功能，让你把要点编辑得简明扼要、大致一致。正如许多文件一开始就暴露了作者的不安全感一样，很多时候，文件中信息的顺序揭示了创建不同类型内容的相对难度，而不是其实际重要性。

清晰写作首先依赖克制，而不是华丽表达。奥威尔给出的六条规则强调，写作者应避开已经被滥用的隐喻和套话，因为熟悉的修辞常常让思想显得顺滑，却掩盖了真正要说的东西。能用短词时不用长词，能删除的词就删除，目的都是减少语言中的装饰和噪音，让句子只保留承担意义的部分。主动语态通常比被动语态更直接，也更能说明谁在行动、谁承担责任。外来短语、科学名词和专业术语只有在确实比日常词更准确时才值得使用，否则只会制造距离感。最后一条最重要：规则服务于表达，而不是替代表达。如果严格遵守某条规则会让句子变得僵硬、粗暴或荒谬，就应打破它。好文字的标准不是看起来高级，而是准确、简洁、诚实地把意思交到读者手里。